Quy trình vận hành kho hàng

Vận hành kho hàng là gì ?

Vận hành kho hàng là tập hợp các công việc như theo dõi, kiểm soát hàng hóa trong kho hàng. Quy trình này giúp doanh nghiệp nắm rõ được khối lượng hàng hóa, vị trí hàng. Nói cách khác việc quản lý kho theo từng khâu sẽ đưa đến rất nhiều lợi ích cho việc lưu trữ, kiểm tra và tim kiếm hàng hóa dễ dàng.

Các khâu quan trọng khi vận hành kho

Nhập hàng

Quy trình nhập hàng hóa là khâu đầu tiên, phụ thuộc vào các đặc tính của hàng hóa và cách thiết lập hệ thống nhập hàng của từng doanh nghiệp.

Để tiếp nhận hàng hóa cần có thông báo vận truyển trước (ASN) từ nhà cung cấp tới quản lý kho. Với thông tin này đã biết trước trong hệ thống, các nhà vận hành kho có thể sử dụng mã vạch gửi hàng để đưa lên hệ thống. Nếu giao hàng khớp với ASN), thì hàng hóa được đưa vào hệ thống nhận và bắt đầu quy trình nhập hàng.

Một số hệ thống cho phép hàng hóa ở bước này được nhận vào hàng tồn kho, trong khi một số hệ thống khác lại yêu cầu hàng hóa được gửi đến một vị trí khác

Quy trình nhận hàng này có thể được áp dụng cho các sản phẩm đơn lẻ với nhiều đơn vị khác nhau như: đồ vật, lít, hộp, gói, thùng, kilôgram hoặc pallet.

Lưu trữ hàng, cất hàng

Trong quy trình vận hành kho hàng, quá trình cất hàng được bắt đầu khi nhân viên vận hành kho nhận lệnh cất hàng từ hệ thống Enterprise Resource Program của đơn vị. Hoặc hệ thống quản lý kho hàng khác. Sau đó, nhân viên kho tiến hành quét mã vạch, xác định vị trí để chuẩn bị cho quá trình cất hàng.

Trong trường hợp hàng hóa không có mã vạch, thì nhân viên kho có thể nhập hàng thủ công. Tại thời điểm này, ở một số hệ thống có tính hợp sẵn hướng dẫn để vào vị trí trong kho

Cuối cùng, khi hàng hóa đã được để vào vị trí hay khu vực được chỉ định, nhân viên cần xác nhận đã đặt hàng hóa vào vị trí sau đó xác nhận rằng quá trình cất hàng hoàn tất.

Kiểm tra

Quá trình kiểm tra hàng hóa khi đã lưu trữ, cất vào kho phải được diễn ra thường xuyên, định kỳ theo tiêu chuẩn cho trước. Cần phải đáp ứng được các yêu cầu sau

• Hàng hóa phải được kiểm tra vị trí mà chúng được lưu trữ
• Kiểm tra độ bảo quản và đảm bảo chất lượng
• Việc lấy hàng từ các khu vực khác nhau trong quá trình lưu trữ cần phải kiểm tra các hóa hóa xung quanh
• Hàng hóa phải được kiểm tra theo kích thước, số lượng, nhiệt độ, độc tính, giá trị, mức độ dễ vỡ…
• Các lô hàng phải luôn được theo dõi bằng các ứng dụng quản lý.
• Các chứng từ và số hóa đơn để có thể xuất hàng ngay trong tương lai.

Xuất hàng, lấy hàng

Sơ cấp:

Đây là bước đầu tiên trong hoạt động lấy hàng. Trong một số kho hàng đơn giản, công đoạn lấy hàng sơ cấp được xem là bước kết thúc giai đoạn lấy hàng. Khi lấy hàng, hàng hóa sẽ được vận chuyển trực tiếp đến khu vực đang chờ xử lý hoặc nơi vận chuyển, ký nhận và phân phối.

Thứ cấp

Là giai đoạn thứ hai trong quá trình lấy hàng, hay áp dụng đối với các kho hàng phức tạp. Hàng hóa đã lấy trong bước sơ cấp sẽ tiếp tục được xử lí trong quy trình thứ cấp. Hàng hóa phải được phân chia cho các đơn đặt hàng riêng, tách nhóm hoặc đơn đặt hàng lẻ để tránh nhầm lẫn.

Với sự bùng nổ của công nghệ thông tin ngày nay, với khối lượng hàng hóa khổng lồ trong các công ty thương mại điện tử. Thì khâu xuất hàng, lấy hàng đòi hỏi phải nhanh nhất, chính xác nhất để giúp các doanh nghiệp giảm được thời gian vận chuyển, giao cho khách hàng

Các nguyên tắc khi vận hành

An toàn

Dù với quy trình vận hành kho như nào, tối ưu ra sao thì yếu tố an toàn của con người và hàng hóa phải được đặt nên hàng đầu. Vận hành kho cần phải được đào tạo theo quy trình, cấp phép trước khi làm việc

Cần phải tuân theo các nguyên tắc an toàn đã được đề ra theo quy trình trước đó. Hiện nay tỷ lệ tai nạn trong các kho hàng là tương đối lớn

Tổ chức, sắp xếp

Các hoạt động trong kho hàng, cần phải tuân theo những tiêu chí cụ thể. Sắp xếp khoa học với độ chuyên nghiệp cao trong lao động. Cần phải phân chia công việc rõ ràng thành từng khâu, từng bước cụ thể

Trảo đổi thông tin, kế hoạch

Việc trao đổi tiếp nhận thông tin hàng về, hàng đi là điều rất quan trọng. Các nhân viên trong kho hàng phải được update thông tin liên tục nhờ phần mềm quản lý. Cần thường xuyên trao đổi những bất cập để có các phương án cải tiến hợp lý

Các công việc chính của nhân viên quản lý kho

1. Kiểm tra, lưu trữ các chứng từ
2. Quản lý việc nhập, xuất hàng.
3. Nhận các chứng từ giao hàng
4. Quản lý, sắp xếp hàng hóa trong kho hiệu quả và phù hợp nhất.
5. Đảm bảo các quy tắc về Phòng cháy chữa cháy.
6. Định kỳ hàng tháng kiểm tra lại các kệ để hàng